Wij ontmoeten vandaag een sollicitant

Wij ontmoeten vandaag een sollicitant, wat te doen?

Net als een sollicitant zich zal voorbereiden op een gesprek met een bedrijf zal ook een bedrijf zich goed moeten voor bereiden op een of meerdere gesprekken met diverse kandidaten. Te vaak echter gebeurt het dat de sollicitatie procedure er ‘even gauw’ tussen wordt gedaan met als resultaat een verkeerde indruk van de kandidaat of erger nog een verkeerde keuze van de kandidaat. Te vaak worden dit soort belangrijke gesprekken gevoerd door hiervoor niet (voldoende) opgeleide junior managers, teamleiders of ervaren verkopers. Met als uitgangspunt dat een ‘goed gevoel’ over de kandidaat ook wellicht een goed resultaat zal opleveren als deze persoon eenmaal in het bedrijf werkzaam is. Niets is echter minder waar. SalesGids biedt u als bedrijf houvast en structuur als het gaat om het sollicitatieproces.

Het gehele proces bestaat uit 10 belangrijke onderdelen, zoals:

1. De reden waarom we iemand willen aannemen.
2. De persoonlijke aspecten verband houdend met deze functie.
3. De procedure en wie is er bij betrokken.
4. De advertentie.
5. De selectie op basis van de reacties.
6. De uitnodigingen en voorbereiding.
7. Het gesprek
8. De analyse
9. Het tweede gesprek
10. De aanname

1. De reden waarom we iemand aannemen.

Belangrijk om dit uitgangspunt helder te hebben omdat het invloed heeft op de verdere procedure. Gaat het om een tijdelijke of structurele invulling? Is de nieuwe persoon bedoelt om iemand op te volgen, of ter vervanging? Is het een nieuwe functie in het bedrijf? Is de aanname eventueel te voorkomen? Weten we zeker dat we hiervoor iemand moeten hebben? Het zijn belangrijke aspecten om te weten te komen. Normaal gesproken is er iemand van PZ betrokken bij een procedure, maar in veel bedrijven wordt het overgelaten aan lagere lijnfuncties en dat komt de procedure niet altijd ten goede. Kortom: formuleer de reden tot een eventuele procedure helder en schrijf deze op!

2. De persoonlijke aspecten verband houdend met deze functie.

Hebben we helderheid om welk soort functie het gaat dan is het een absolute must om aan te geven aan welke criteria een nieuwe collega zal moeten voldoen, uitgaande van de functie, de plaats in de organisatie, het wel of niet snel kunnen invallen, de interne of externe contacten die er verband mee hebben kortom; een algehele profielschets van de mogelijke kandidaten. Geef aan:

• De gewenste opleiding van de kandidaten,
• Kennis van branche en ervaring in relatie tot de functie,
• Leeftijd, tussen X en Y,
• Voorkeur voor man of vrouw (i.v.m. samenstelling van het team)
• Andere extra kwaliteiten.
• Eventuele lidmaatschappen etc.

Formuleer deze uitgangspunten zó duidelijk dat hierover later in het traject geen misverstand zal zijn. Met name tijdens de briefselectie zal dit een belangrijk onderdeel vormen.

3. De procedure en wie is er bij betrokken.

In veel gevallen zal er een PZ functionaris bij betrokken zijn maar het is zondermeer aan te bevelen om ook hierin duidelijk te zijn wie erbij betrokken is. Zeker als het een intensieve procedure wordt of een procedure met meerdere gesprekken is het van belang aan te geven wie de eerste en wie de tweede of afrondende gesprekken voert. Aan te bevelen is:

Eerste gesprek:

• een PZ functionaris en iemand uit de lijn met kennis van de functie,
• de afronding (een eventueel voorstel in een tweede gesprek) wordt gedaan door de PZ functionaris,

Tweede gesprek:

• wederom dezelfde PZ functionaris aangevuld met iemand anders dan in het eerste gesprek,
• de afronding (een eventueel voorstel aan het eind van dit tweede gesprek) wordt gedaan door de PZ functionaris,
• Indien een derde gesprek noodzakelijk is zullen de voorgaande gesprekken vertaald moeten worden naar een evaluatie van de gesproken kandidaten. Let wel! Dit dient een objectieve en liefst eenduidige evaluatie te zijn waarbij de verschillende kenmerken van de kandidaten goed op de waarde worden weergegeven.

Derde gesprek:

• wederom dezelfde PZ functionaris waarin de evaluatie kort wordt doorgenomen met de betreffende kandidaat. Normaal gesproken is deze kandidaat de eerste keuze voor de functie in kwestie,
• het kan zijn, indien het om een zware functie gaat, dat ook de directeur van de onderneming nog even een kort gesprek wil hebben. Meer om zich te overtuigen van de eerdere bevindingen dan om de keuze nog te beinvloeden.
• de afronding (het aanbod) wordt gedaan door de PZ functionaris.

4. De advertentie.

Een goed opgestelde en duidelijke wervingsadvertentie voorkomt een teveel aan reacties die niet ter zake zijn. Natuurlijk wil je als bedrijf veel reacties maar als je duidelijk bent in de tekst dat je een afgestudeerde persoon zoekt geef dan aan dat het geen zin heeft als Mbo-er te reageren op de advertentie. Een advertentie moet tenminste bestaan uit:

• Een korte inleiding over het bedrijf, wat het doet en waar het is gevestigd,
• Een duidelijke maar bondige omschrijving van de functie,
• Een duidelijk profiel van de kandidaat, welke ervaring en kennis vereist is,
• Hoe men moet of kan solliciteren en de datum waarvoor dit ontvangen moet zijn,
• Een uitleg over de procedure, hoelang deze eventueel in beslag zal nemen.

Veel bedrijven maken de fout dat het altijd goed is om in een nationale krant te staan zonder zich te realiseren dat je hiermee hele goede kandidaten moet afwijzen omdat je niet wilt dat ze (te) ver van het bedrijf afwonen. Als bedrijf is het daarom zeer zinvol goed na te denken over de mediakeuze voor een wervingsadvertentie.

5. De selectie op basis van de reacties.

Nadat de reactietermijn is verstreken volgt er een eerste selectie op basis van de brieven. Zoals verteld hanteren we strikt de uitgangspunten zoals we deze eerder hebben gesteld. Gebruik een highlighter / marker om in de brieven aan te geven aan welke eisen de desbetreffende kandidaat voldoet. Tel daarna de gemerkte aspecten en leg degene met de meeste bovenop de stapel. Op deze simpele wijze selecteer je op duidelijke en herkenbare criteria.

Slechts in bijzondere situaties wijken we af van deze overeengekomen uitgangspunten, zoals:

• als het aantal reacties enorm tegenvalt,
• er te weinig keuze is tussen de kandidaten met de gewenste criteria,
• als er een kandidaat tussen blijkt te zitten met andere gewenste kwaliteiten
• of andere bijzondere aspecten die dit besluit rechtvaardigen.

Kandidaten die helemaal niet in aanmerking komen wordt direct een brief gestuurd waarin ze dit zal worden aangegeven. Wees hierin helder en eerlijk naar de kandidaat en gebruik geen drogreden zoals “de keuze is gevallen op een andere kandidaat”. Geef duidelijk aan dat deze persoon niet voldeed aan de gestelde criteria uit de advertentie maar dat het bedrijf ‘m desondanks bedankt voor de reactie en ‘m succes wenst in andere procedures.

6. De uitnodigingen en voorbereiding.

Maak een planning voor het uitnodigen van de kandidaten. Reserveer hiervoor een of twee dagen in je eigen agenda omdat je er als interviewer echt tijd en energie in moet steken. De kandidaat heeft dat ook gedaan. Het voeren van meerdere sollicitatiegesprekken is niet een eenvoudige opgave. Vermeld in de uitnodiging waar, wanneer en met wie het eerste gesprek zal worden gevoerd. Geef ook aan wat de maximale duur is van het gesprek en wat de doelstelling is van dit gesprek. Vermeld ook of er bijzonderheden meegenomen moeten worden zoals diploma’s, getuigschriften etc.

De PZ functionaris zal dit gesprek ook moeten voorbereiden. Het beste is om een formulier samen te stellen waarop een aantal belangrijke vragen staan aangegeven. Dit formulier zal bij elke kandidaat worden gebruikt om een gelijkwaardige gesprekssituatie te creëren tijdens alle gesprekken. Probeer deze vragen zo samen te stellen dat je een ‘meetbaar’ antwoord kunt vertalen naar het formulier. Geef waarderingen zoals Goed, Redelijk, Matig, Slecht. Op deze wijze kun je de ingevulde formulieren aan het eind van de dag ‘wegen’ en daarmee ook de desbetreffende kandidaat.

7. Het gesprek.

Weet U nog uw eerste eigen sollicitatiegesprek? U was vast ook nerveus en gespannen en natuurlijk wilde u een hele goede indruk achterlaten. Nu, dat willen al die kandidaten die bij uw bedrijf op bezoek komen ook en het beste is om ze hiermee een handje te helpen. Enige tips en adviezen:

• Ontvang ze hartelijk en bedank ze voor hun komst,
• Begin het gesprek met een onderwerp uit de CV, een hobby of interesse en praat hierover een aantal minuten, het breekt het ijs,
• Vertel in het kort de doelstelling van het gesprek, laat merken dat de kandidaat tijdens het gesprek er niet voor kan ‘zakken’ of kan ‘slagen’, er volgen nog meer kandidaten,
• Maak de gehele sollicitatieprocedure helder, vertel wat er zoals op de planning staat.
• Begin met een korte inleiding van de interviewers, het bedrijf en de reden voor de werving van een nieuwe collega,
• Vraag of de kandidaat gespannen is, meer gespannen dan gewoonlijk en indien dit zo is probeer dan wat extra attent te zijn en rust in te bouwen.

Bouw daarna het gesprek rustig op met korte heldere vragen waar een kandidaat op een simpele wijze op kan antwoorden. Op deze wijze kan de kandidaat meer ‘in’ het gesprek komen en meer gewend raken met de interviewers en de wijze waarop het sollicitatie gesprek wordt gevoerd. Na enkele minuten kunnen er meer intensere vragen worden gesteld en kan ook meer worden ingegaan op de persoonlijke kenmerken.

Wissel de wat zwaardere/moeilijke vragen af met wat minder zware vragen. Verwerk ook enige humor in het gesprek waardoor wordt voorkomen dat je als interviewer alleen de serieuze zijde ziet van de kandidaat. Elke kandidaat heeft ook een vrolijke kant en die is net zo belangrijk om te ontdekken. Humor op de werkvloer is een belangrijk gegeven.

Wees als interviewer ook attent op gedrag. Kijk naar de handen, houding, oogopslag en andere belangrijke gedragselementen. Mensen die zich, ook na een half uurtje gesprek, nog steeds ongemakkelijk gedragen zullen vaak ook dit soort gedrag vertonen als ze in een ‘vreemde’ omgeving moeten werken. Een verkoper pur-sang moet als het ware een kameleon zijn die zich heel snel kan aanpassen aan elke omgeving.

8. De analyse

Nadat alle kandidaten op gesprek zijn geweest, en liefst zo kort mogelijk na alle gesprekken, dient er een analyse te volgen van de kandidaten en het gesprek. Het meest moeilijke in deze is dat u zich, in eerste instantie, niet moet laten leiden door de persoonlijke of visuele indruk die u van de kandidaat heeft verkregen maar door de inhoud en kwaliteit van de antwoorden. Analyseer het volgende:

• Heeft de kandidaat echt antwoord gegeven op de vraag of heeft hij er ‘omheen’ gesproken,
• Vergelijk de kwaliteit van de antwoorden van de verschillende kandidaten,
• Heeft de kandidaat vragen gesteld om meer informatie te weten te komen,
• Op welke wijze heeft de kandidaat actief deelgenomen aan het gesprek,
• Was de kandidaat actief aanwezig met ‘non-verbale’ activiteiten, zoals actief luisteren etc,
• Voegde de kandidaat iets toe aan het gesprek of was hij erg passief,
• Zijn er bij een of enkele kandidaten opmerkelijk positieve aspecten waargenomen?

Indien er na al deze vragen en indrukken een aantal mensen bovenuit steken, en daarnaast ook nog voldoen aan de gestelde functionele eisen, zullen deze mensen worden uitgenodigd voor een tweede gesprek. In de uitnodiging overigens is het wel zo fijn om aan te geven dat er tijdens het tweede gesprek andere aspecten aan de orde komen en geef aan welke. Een tweede gesprek mag geen kopie zijn van een eerste gesprek, mag zeker intensiever zijn en meer gericht zijn op een zwaardere evaluatie van de kandidaten. Om u te helpen een zo’n gelijkwaardige na-evaluatie te laten doen adviseren wij u enige vragen vooraf te noteren op een analyse formulier.

9. Het tweede gesprek

Belangrijk voor een tweede gesprek is dat op z’n minst een van de interviewers aanwezig is geweest bij het eerste gesprek omdat er dan een verschil in gedrag kan worden gesignaleerd. Het komt ook de uiteindelijke evaluatie ten goede omdat je op basis van twee indrukken nu eenmaal meer vergelijkingsmateriaal hebt dan op basis van een gesprek. De onderdelen van een tweede gesprek zijn normaliter:

• Vragen hoe het eerste gesprek is ervaren door de kandidaat,
• Aangeven hoe het gesprek door het bedrijf is ervaren,
• Vragen of er nog vragen waren n.a.v. het eerste gesprek,
• Opnieuw aangeven welke procedure nu wordt gevolgd en welke tijd dit gaat duren,
• Aangeven wat de inhoud zal zijn van het tweede gesprek,
• Het voorstellen van (eventueel nieuwe) interviewers,
• Aangeven hoe de kandidaat de resultaten van de procedure te weten komt.

Omdat het tweede gesprek natuurlijk meer inhoud zal hebben en door de kandidaat als (nog) meer belangrijk zal worden ervaren is het opnieuw zeer belangrijk een goede sfeer te creëren tijdens dit gesprek. Het heeft de voorkeur om aan het eind van een tweede gesprek de kandidaat enige feedback te geven over de indruk die hij heeft achtergelaten, een soort korte na-evaluatie met de kandidaat. Overigens is deze na-evaluatie niet bedoeld om een indicatie door te geven over het resultaat van de gesprekken, men kan dus niet zeggen of de kandidaat in kwestie wel of niet voor de functie in aanmerking komt.

10. De aanname.

Als alle gesprekken zijn geweest en de interviewers hebben een keuze kunnen maken dan dient er z.s.m. met de geschikte kandidaat gesproken te worden, zonder dat andere kandidaten al iets hebben vernomen over het resultaat. Want stel je eens voor dat de ‘winnaar’ uit deze procedure uiteindelijk ‘nee zegt’ tegen de aanbieding. Dan is het altijd een voordeel om de runner-up uit de procedure alsnog iets aan te bieden. Afhankelijk van tal van factoren zal er uiteindelijk een passende aanbieding worden gedaan. Het is verstandig deze aanbieding zeer helder, op maximaal een A4-tje te omschrijven en deze aspecten overeen te komen. Op een later moment kunnen deze aspecten worden verwerkt in een uitgebreide arbeidsovereenkomst. Indien er tussen de aanname en uiteindelijke eerste werkdag van de kandidaat meer dan een maand zit is het aan te bevelen om de kandidaat vooraf uit te nodigen om alvast kennis te maken met de nieuwe collega’s. Dit komt de integratie en collegialiteit zeker ten goede.