Hét portal voor slimme salesprofessionals!

Offerte, voorkom fouten in officiële correspondentie

Ben je op zoek naar een voorbeeld offerte? Download direct onze voorbeeld offerte! We laten je zien waar een goede offerte aan moet voldoen en we geven je voorbeelden om succesvol je eigen offertes op te stellen.

Veel communicatie tussen verkopers en hun klanten gaat via e-mail, de (mobiele) telefoon of een gesprek tussen twee personen op locatie. Van tijd tot tijd echter worden deze vormen van informele communicatie omgezet in officiële communicatie documenten via offertes, documentatieaanvragen of andere correspondentie dat een officieel karakter heeft.

Juist op die momenten is het van belang dat de correspondentie er op en top uitziet en dat met name is nagezien op de juistheid. En dan hebben we het niet alleen op de juistheid van de Nederlandse taal. De algemene kwaliteit m.b.t. het gebruik van de Nederlandse taal valt heel eenvoudig te verbeteren door het inschakelen van een secretaresse of een collega die beter is opgeleid en de Nederlandse taal en het schrijven beheerst. Maar net zo storend als taalfouten zijn de fouten die voortkomen uit het gebruik van een zeer ingeburgerd digitaal fenomeen: de mail-merge.

De essentie voor het gebruik van deze techniek zit in het feit dat men heel eenvoudig en tijdsbesparend grote hoeveelheden brieven en/of offertes kan sturen op een ‘zogenaamd’ persoonlijke basis. Inmiddels is iedereen wel op de hoogte van het bestaan van deze techniek en derhalve maken veel bedrijven er gebruik van. Zeker als het om grote aantallen brieven gaat die verstuurd moeten worden zal er aan de tekst weinig mankeren. Die zal zeker door meerdere personen nagekeken zijn.

Echter, de basis voor het versturen van een mailing of brief (of beter gezegd: het goed aankomen) ligt in een 100% goede database met (klant)namen, voorletters, adressen, woonplaatsen, etc. En veelal schort er aan deze naw-bestanden nogal het een en ander. Zeker als het gaat om omvangrijke klant- en adresbestanden is het niet eenvoudig deze 100% up-to-date te houden. Oorzaken voor een bestand dat niet up-to-date is zijn o.a.:

  • veel verschillende personen (lees: verkopers) die in zelfde bestand werken en wijzigen;
  • veel wisselingen aan klantzijde, waardoor het bijhouden veel energie vraagt;
  • weinig tot geen regelmatig klantcontact, waardoor veranderingen niet opvallen;
  • geen centrale coördinatie of iemand die eindverantwoordelijk is voor klantbestand;
  • veranderingen is de digitale klantsystemen (crm-systemen) die worden gebruikt;
  • enige andere oorzaken.

Het blijft echter zeer belangrijk een adressenbestand nagenoeg 100% up-to-date te houden of te krijgen. Het sturen van een goede offerte of brief naar de verkeerde persoon is gewoon een blunder van het bedrijf en geeft aan dat het met de accuratesse niet zo goed zit. Of een adres dat niet meer 100% klopt, of een onjuiste titel, of ‘mijnheer’ als aanhef terwijl uw contactpersoon een dame is. Het gebruiken van mail-merge systemen (tegenwoordig ook voor e-mail toepassingen beschikbaar) is niet verkeerd of fout mits de gebruikte bestanden maar 100% goed zijn.

Een klantbestand is op zich heel eenvoudig te checken door de verkopers minimaal twee keer per jaar te vragen een update te doen. Het bellen van al hun klanten om mogelijk een afspraak te plannen kan als ‘aanleiding’ gebruikt worden. Als de afspraak niet mogelijk is of lukt kan er in hetzelfde gesprek gevraagd worden of er een ‘minuutje’ tijd is om even de klantgegevens te verifiëren. Dit is zeker een activiteit die gevraagd kan worden van verkopers die een rechtstreekse relatie hebben met hun klant. Gaat het om echt heel grote klantbestanden dan is het zinvol dit uit te besteden aan professionele bedrijven die dit zeer goed kunnen. Ook het gebruik van een antwoordkaart waar de juiste gegevens ingevuld kunnen worden is een goede mogelijkheid. Alles is beter dan geen goed adressenbestand. Want zeg nu zelf. Wil jij als ‘mijnheer’ aangeschreven worden terwijl je ‘Ingrid’ wordt genoemd?

Voorbeeld offerte direct downloaden?

voorbeeldoffertena1egesprek2

 

 

Salesgids

Salesgids is de internetportal voor slimme en vooruitstrevende salesprofessionals. U vindt hier een breed scala aan trainingen, artikelen, gratis formats, boeken, links en oplossingen voor verkoopsucces. Niet voor niets is Salesgids in korte tijd uitgegroeid tot een toonaangevend platform voor iedereen die zich bezighoudt met verkoop, zowel op uitvoerend gebied als op managementniveau. Salesgids is met bijna 45.000 abonnees en tienduizenden views per maand het grootste internet portal voor verkopers en salesmanagers in Nederland.

info@salesgids.com