Vergaderen

Wie kent ze niet? De dagelijkse, wekelijkse of maandelijkse verkoopvergaderingen die veel te lang duren, veel te frequent worden gehouden en veel te vaak ‘over niks’ gaan. Hoewel een goede verkoopmeeting absoluut een goed sturing- en overleg instrument kan zijn gaan er teveel vergaderingen over niet de essentiële aspecten van de sales maar meer over de algemeenheden en de zaken die irrelevant zijn. Een te weelderige vergadercultuur ontstaat vaak door een paar zaken, zoals;

1. Een verkoopmanager die vergaderen gebruikt om zijn mensen te zien…..
2. Verkopers die vergaderen zien als een ‘uitlaatklep’ voor de dingen die mis gaan…..
3. Vergaderen omdat de vergadering nu eenmaal is ingepland……
4. Vergaderen omdat we elkaar toch al niet zoveel zien…..
5. En andere aanleidingen…

Een ieder kan voor zich wel meer voorbeelden bedenken die mogelijk bij zijn of haar bedrijf aanleiding zijn voor een te uitgebreide vergadercultuur. Dat die situatie er is of is ontstaan neemt niet weg dat er zeker iets aan gedaan kan/moet worden om dit om te buigen naar een meer reële situatie.

Vergaderen is nu eenmaal nodig maar kost ook een heleboel geld. Er is eens becijferd dat er in de helft van de bedrijven soms 10 tot 25 % van de bedrijfstijd wordt besteed aan vergaderen. Bekende mogelijkheden om een vergadering goed, snel en succesvol te laten zijn kunnen zijn;

1. Beperk de tijd voor een vergadering tot maximaal 1 uur,
2. Vergader eens laat in de middag, een uitgelopen vergadering gaat dan verder in ‘eigen tijd’, na 17.00 uur,
3. Zet een kookwekker neer en bepaal per onderwerp de benodigde tijd,
4. Laat iemand de vergadering zeer goed en structureel leiden,
5. Zorg voor heldere agendapunten en niet meer dan 5 per vergadering, agendapunten die niet aan bod zijn gekomen schuiven door naar de volgende meeting.

Vergaderen doet tegenwoordig iedereen, en natuurlijk is het in veel gevallen nodig en zinvol. Maar gebruik de moderne communicatietechnieken om de dagelijkse gegevens (o.a. verkoopresultaten) door te geven en te rapporteren. Gebruik derhalve een meeting om deze kort op hoofdlijnen te analyseren en er even over te praten. Naarmate je de vergadering korter kan houden wordt deze ook 

• a) zinvoller en belangrijker, 
• b) als meer inhoudelijk ervaren en 
• c) geen ‘praatje-pot’ meer om van alles en nog wat te bespreken.

Om een indicatie te krijgen hoe duur een verkoopmeeting kan zijn….neem alle bruto uurtarieven van de aanwezigen bij elkaar, vermenigvuldigen met het aantal vergaderuren en doe dat maal 2. Want los van de uren die geld hebben gekost aan het vergaderen is er ook een aantal uren niet aan acquisitie of verkoop besteed.