Tips voor betere offerte resultaten

Heb je dat gevoel ook altijd?  Dat de offertes van je collega’s en erger nog, van je concurrenten, beter zijn en wellicht ook veel beter scoren dan de offertes die je zelf schrijft en verstuurd. Wel, dit gevoel is een veelvoorkomend gevoel. Dat komt met name omdat je eigen offerte zo gewoon is voor je en een offerte van een ander als “verrassend” wordt gezien. Het kan natuurlijk ook zo zijn dat in de offertes van anderen tips zitten voor je eigen offertes.
Tijd dus om even stil te staan bij een aantal mogelijkheden om je eigen offerte eens wat anders te schrijven en op te zetten. Schroom niet om eens een aantal van deze tips te gebruiken en de kennis en kunde te benutten om een betere offerte samen te stellen:
1. Beter ‘geleende’ tekst dan een slechte tekst. Zoveel offertes die je zelf schrijft zul je ook wel ontvangen. Bewaar de beste teksten, leen de mooiste zinnen en verwerk ze in een brief van jezelf.

2. Benoem KOP, LIJF en STAART van de brief. Zorg ervoor dat er geen oeverloze alinea’s in de totale opzet van de brief verdwalen en dat de lezer niet weet in welk onderdeel hij zit. M.a.w. begin de brief met een sterke KOP, geeft de brief een goed LIJF waarin staat wat de klant echt moet weten en zorg voor een sterke STAART, een kanjer van een afsluiting.

3. Gebruik de ‘perceptie’ van collega’s. Omdat je al enige tijd bezig bent met de brief ga je deze ook ‘graag’ lezen zoals je hoopt dat de klant de offerte gaat lezen. Laat de brief eens kritisch doorlezen aan een collega en vraag bewust om objectieve feedback.

4. Vergelijk je brief met eerdere offertes. Jouw offerte is vast niet de eerste die je verstuurd. Of wellicht worden er vele offertes verstuurd naar de klanten van je bedrijf. In dat geval is het altijd zinvol om de responsresultaten van eerdere brieven te vergelijken met de tekst van je nieuwe offerte.

5. Doe een AANBIEDING! Het is nu eenmaal zo dat in principe niemand zit te wachten op uw product of dienst MITS de ontvanger geïnteresseerd raakt door een ‘offer he can not refuse’, een super aanbieding. Die aanbieding hoeft overigens niet altijd direct op de prijs te slaan maar kan ook over een extra gratis serviceperiode gaan. Maak bij een aanbieding wel altijd een uiterste besteltermijn duidelijk, stel een deadline.

6. Verhoog de frequentie eens. In heel veel gevallen stuurt een bedrijf één brief/offerte naar een klant en daarna wordt er gewacht of de klant gaat bestellen. Behoudens een toevalstreffer zal er weinig gebeuren. Probeer een offerte eens ‘aan te melden’ middels een eerder verzonden antwoordkaart. En stuur eens een briefje een week of wat na een offerte om de klant nog eens te herinneren aan de superaanbieding.

7. Doe eens gek en probeer op te vallen. Elk bedrijf heeft bepaalde regels en stelt eisen aan de huisstijl en het gebruik van de logo’s etc. Probeer hier eens van af te wijken door een goede offerte, met een uitstekend aanbod, te versturen aan een klant in een envelop (of iets anders) die opvalt. Maar zorg er dan wel voor dat de adressering 100% klopt en dat de brief optimaal gepersonifieerd wordt verstuurd aan de persoon in kwestie.

Maak eens gebruik van een of meerdere mogelijkheden zoals genoemd. Zorg wel voor een goede uitvoering en kwaliteit van de offerte. Want niets is voor de ontvanger meer storend dan een offerte die
a) niet lekker leest,
b) er niet goed uitziet,
c) niet duidelijk is en
d) uiteindelijk een negatieve indruk achterlaat over het bedrijf dat het schrijven stuurde.